Le Mot de l'Expert : Marine

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Marine, assistante RH et commerciale, s'occupe du bon suivi de vos commandes, mais pas que ! Découvrez-la à travers cette interview qui dépeint ses responsabilités au sein d'Actimat, et bien d'autres choses encore.

Peux-tu te présenter ?

Je suis Marine Le Garzennec, j’ai 24 ans. Je suis assistante RH et commerciale au sein d’Actimat. Je suis arrivée en alternance en 2020, après avoir fait mon stage à la suite de mon BTS. J’ai réalisé ma licence RH, et par la suite j’ai été embauchée en CDI chez Actimat en Août 2020.

Quelles sont tes principales missions en tant qu'assistante commerciale et RH ?

Mes principales missions sont l’accueil téléphonique, l’accueil des clients, et la gestion des nouveaux clients. Je m’occupe aussi du suivi des commandes, de les passer, et de la facturation. Tous les petits détails ont une importance à mon poste, je dois tout vérifier. Je gère aussi le stock des échantillons, des fournitures et des catalogues. Je m’occupe également de tout ce qui est administratif, par exemple des fiches d’heures, de préparer un tableau pour les congés, ou rédiger les notes de service de l’entreprise.

Il y a Audrey aussi, alternante au même poste que moi, qui m’épaule. Elle prend les appels des clients quand elle est là. Ça me soulage et ça me permet d’avancer plus vite sur mon travail. Elle fait également les échantillons pour les clients, et enregistre les numéros de suivis ainsi que les nouveaux clients. Elle a d’autres missions secondaires.

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Quel est le processus de commande client ?

Une fois qu’on a les documents signés du client, c’est-à-dire le devis, le BAT et le paiement (si paiement à la commande), je vais commencer par envoyer la facture au client. Suite à cela, le service design envoie la demande auprès de l’usine qui fait un retour de faisabilité. Cela nous permet aussi d’avoir une sûreté à ce niveau. Suite à ce retour, je vais pouvoir passer la commande. J’envoie un mail à l’usine contenant le bon de commande avec la taille, la quantité, la gamme du produit souhaité, le bon de livraison avec l’adresse du client, et un contact pour le livreur. À la suite de ça, l’usine va pouvoir nous envoyer une confirmation de commande, comme quoi la commande a bien été prise en compte. Sur cette confirmation, il y a une date d’expédition que je vais transmettre au client. Je lui donne aussi son numéro de suivi.

J’enregistre au fur et à mesure le BAT d’usine, la confirmation de commande, et le numéro de suivi afin d’avoir toujours une trace. Des fois, j’ajoute des notes pour les commerciaux. Comme ça, ils peuvent aussi voir l’avancement de la livraison, par exemple.

Quelle est ta journée type ?

J’arrive une heure plus tôt tous les matins, pour être au calme. Ensuite, Marie du design arrive. On peut discuter entre collègues, je trouve ça important d’échanger avec eux. Surtout que, dans la journée, on n’a pas forcément le temps. Donc, je commence par prendre un café et papoter –rires-.

Ensuite, je regarde mes missions du jour et mes mails. Si  Audrey n’est pas là, je regarde les nouveaux clients à enregistrer et les numéros de suivis. J’enregistre les confirmations qui sont arrivées après 18h, ou tôt le matin. Pareil pour les factures d'usine. Les factures clients, je fais ça souvent en fin de matinée ou en fin d’après-midi. Après, je regarde s’il n’y a pas d’autres commandes à passer. Puis, je me remets sur mes confirmations usine, et je m’occupe des factures, et ainsi de suite. J’ai ma petite routine, je fais au fur et à mesure de la journée. Sinon, je surveille les livraisons, je regarde s’il n’y a pas de problème. Et bien sûr, je réponds au téléphone et à la chatbox du site internet !

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